KENDARI, SULTRASATU.COM – Menjelang pelaksanaan Jambore Daerah (Jamda) Pramuka Sulawesi Tenggara ke-X Tahun 2025, Bidang Kesekretariatan menjadi garda utama yang memastikan seluruh proses administrasi berjalan lancar, tertib, dan akuntabel. Dengan sistem yang telah dirancang secara digital dan berlapis, panitia menargetkan seluruh kontingen dapat menyelesaikan proses administrasi secara efisien sebelum memasuki bumi perkemahan.
Koordinator Bidang Kesekretariatan, Yudi Sulkaryan Turusi, menegaskan bahwa tata kelola administrasi Jamda 2025 dibuat dengan prinsip transparansi, ketertiban, dan kemudahan akses bagi seluruh kontingen.
“Kami berupaya agar semua urusan administrasi peserta bisa dilakukan dengan mudah, cepat, dan rapi. Tahun ini kami terapkan sistem digital dan barcode agar semua data peserta terekam secara akurat dan dapat dipertanggungjawabkan,” ujar pria yang akrab disapa kak Yudi, di Kendari. Senin (3/11/2025).
Kak Yudi memerangkan, Bidang Kesekretariatan membagi mekanisme pendaftaran menjadi lima tahap utama: mulai dari pengisian form kesediaan kontingen, pendaftaran daring melalui tautan resmi https://s.id/jamda2025sultra, verifikasi dokumen dan barcode, hingga pendaftaran ulang di Sekretariat Kwarda Sultra. Tahap akhir ditutup dengan penyelesaian administrasi dan penyerahan piagam serta Tiska kepada peserta.
Kak Yudi bilang, setiap kontingen wajib mengunggah dokumen lengkap dalam satu berkas digital, termasuk surat mandat, biodata peserta, surat izin orang tua, dan Kartu Tanda Anggota (KTA) Pramuka. Proses ini dikawal langsung oleh tim sekretariat agar tidak terjadi kesalahan input maupun duplikasi data.
“Kita ingin memastikan tidak ada lagi masalah klasik seperti dokumen hilang atau data ganda. Semuanya sudah berbasis sistem, dengan verifikasi langsung oleh panitia melalui barcode,” jelas Kak Yudi.
Selain mengurus dokumen administrasi, Bidang Kesekretariatan juga bertanggung jawab terhadap pengelolaan KIT peserta yang berisi kaos kontingen, topi, slayer, tas serut, ID card, hingga piagam dan Tiska. Untuk menjaga keadilan dan transparansi, panitia juga menyediakan mekanisme penggantian atribut yang rusak atau hilang selama kegiatan berlangsung.
Kak Yudi menegaskan bahwa setiap warga bumi perkemahan wajib memiliki ID Card resmi Jamda Sultra X 2025. Aturan ini diberlakukan sebagai bagian dari sistem keamanan dan ketertiban yang terintegrasi dengan bidang lain.
“Siapa pun yang tidak memiliki ID Card tidak diperkenankan masuk area perkemahan. Ini bukan sekadar aturan, tapi langkah pengamanan agar semua aktivitas di Buper bisa terpantau dan terkendali,” tegasnya.
Lebih lanjut Purna ketua Dewan Kerja Cabang Pramuka Muna ini menyampaikan, Bidang Kesekretariatan juga menyiapkan loket pelayanan berlapis di Sekretariat Kwarda, lengkap dengan sistem antrean digital. Tim akan siaga penuh pada masa kedatangan peserta, yakni tanggal 10 hingga 11 November 2025, untuk melayani daftar ulang, penyerahan dokumen, dan pembagian KIT kontingen.
Selain itu, dalam semangat ramah lingkungan, setiap kontingen diwajibkan membawa satu pohon produktif untuk ditanam di area Kwarda Sultra saat registrasi ulang.
“Ini bukan sekadar simbol, tapi bentuk komitmen kita terhadap pelestarian lingkungan. Administrasi selesai, bumi pun ikut hijau,” kata Kak Yudi sambil tersenyum.
Sebagai bidang yang juga mengatur penyusunan laporan dan dokumentasi akhir kegiatan, tim sekretariat berkomitmen untuk menutup seluruh rangkaian administrasi dengan laporan resmi yang akurat dan transparan.
“Kami ingin menunjukkan bahwa administrasi Pramuka bisa dikelola secara modern, akuntabel, dan disiplin. Semua dilakukan untuk menyukseskan Jamda Sultra X 2025,” pungkas Kak Yudi Sulkaryan Turusi.
